Procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (tzw. sygnalistów) w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Nowym Sączu

Celem procedury jest:

  • stworzenie kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń,
  • poprawa społecznego postrzegania działań osób zgłaszających przypadki
    nieprawidłowości jako aktywności wątpliwej moralnie,
  • ochrona osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości,
  • ochrona Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Sączu poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków nieprawidłowości,
  • propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.

Procedura:

  • umożliwia jawne lub poufne dokonywanie zgłoszeń,
  • gwarantuje rzetelne, obiektywne i terminowe sprawdzanie zgłoszeń,
  • zapewnia ochronę osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi związanych.

§ 1

Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

  1. MOPS – Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Nowym Sączu,
  2. Dyrektor – Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Sączu,
  3. Pracownik – wszystkie osoby zatrudnione w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Nowym Sączu na podstawie umowy o pracę lub umowie cywilnoprawnej
  4. Komisja – komisja odpowiedzialna za prowadzenie postępowań wyjaśniających dotyczących zgłoszeń – powoływania każdorazowo przez Pracodawcę, po złożeniu zgłoszenia – w celu rozpatrzenia,
  5. Anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę , co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości; zgłoszenie nie zawierające danych osobowych osoby zgłaszającej,
  6. działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane z dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia,
  7. działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury,
  8. informacje na temat naruszeń – Zgłoszenie – dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono, przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w MOPS, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej jednostce, organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy  – informacja imienna, przekazana w dobrej wierze, w formie pisemnej lub ustnej, za pośrednictwem dedykowanych kanałów zgłaszania nieprawidłowości, pochodząca od pracowników lub osób trzecich, dotycząca ujawniania nieprawidłowości, w szczególności naruszeń prawa,
  9. kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działania związane z pracą, w ramach których – niezależnie od charakteru tych działań – osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji,
  10. naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem,
  11. osoba dokonująca zgłoszenia – (tzw. sygnalista) – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy – ( tj. pracownik, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał, osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant, wykonawca (podwykonawca, dostawca) świadczący usługi na rzecz MOPS w Nowym Sączu, inne osoby fizyczne mające związek z MOPS w Nowym Sączu w kontekście związanym z pracą),
  12. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona,
  13. osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu  jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana,
  14. działanie w dobrej wierze – domniemanie prawne uregulowane w Kodeksie Cywilnym, odnoszące się do intencji danej osoby, niezależnie od rezultatu, jakie przyniosły jej działania. Polega na usprawiedliwionym w danych okolicznościach przekonaniu osoby, że przysługuje jej takie prawo, jakie faktycznie wykonuje,
  15. poufne kanały zgłaszania nieprawidłowości – techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonanie sygnaliście poufnego zgłoszenia nieprawidłowości,
  16. procedura – procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń ( tzw. sygnalistów) w MOPS w Nowym Sączu.

§ 2

1.   Zgłoszenie może dotyczyć naruszeń prawa związanych z funkcjonowaniem MOPS w Nowym Sączu wyłącznie w obszarach:

    1.  zamówień publicznych;
    2. sług, produktów i rynków finansowych;
    3. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
    4.  bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
    5. bezpieczeństwa transportu;
    6. ochrony środowiska;
    7. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
    8.  zdrowia publicznego;
    9. ochrony konsumentów;
    10. ochrony prywatności i danych osobowych;
    11. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
    12. interesów finansowych Unii Europejskiej
    13. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych
    14.  mobbingu, równego traktowania i niedyskryminowania pracowników;
    15. zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

2.   Postanowienia niniejszej procedury mają zastosowanie wyłącznie do osoby fizycznej, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskana w kontekście związanym z praca w tym do:

    1. pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
    2. osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
    3. osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
    4. stażysty,
    5. wolontariusza,
    6. praktykanta,
    7. wykonawcy (podwykonawcy, dostawcy) świadczącego usługi na rzecz MOPS w Nowym Sączu,
    8. innych osób fizycznych mających związek z MOPS w Nowym Sączu w kontekście związanym z pracą.

3. Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia powszechnie obowiązujących przepisów, w tym w szczególności:

    1. naruszenia zasad kodeksu etyki pracowników MOPS,
    2. naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej,
    3. naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych,
    4. naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska,
    5. działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo,fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, itd.,
    6. naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych,
    7. działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w punktach 1) – 6).

§ 3

Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Dyrektor Miejskiego ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Sączu.

Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada:

  1. Dyrektor MOPS,  który aktywnie uczestniczy w realizacji niniejszej procedury, w szczególności poprzez:
    1. osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w tym korupcji,
    2. promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,
    3. zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom,
    4. ustalenie i podział kompetencji pomiędzy pracowników MOPS, w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom
  2. Kierownicy Działów, Zespołów, Koordynatorzy sprawują bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
    1. monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez podległych pracowników,
    2. promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,
    3. zgłaszanie naruszeń właściwym organom.
  3. Kierownik Działu Organizacyjnego i Kadr realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
    1. przyjmowanie zgłoszeń/sygnalizacji,
    2. prowadzenie rejestru zgłoszeń/sygnalizacji,
    3. zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także, w uzasadnionych przypadkach, wnioskowanie do Dyrektora o powoływanie Komisji, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy,
    4. spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności udzielenie odpowiedzi,
    5. zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia,
    6. zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań,
    7. prowadzenie kampanii informacyjnych wśród pracowników MOPS zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń/sygnalizacji oraz propagowania postawy obywatelskiej odpowiedzialności,
    8. uzgadnianie wniosków o rozwiązanie umowy o pracę z inicjatywy pracodawcy – udzielanie informacji o przysługującej ochronie związanej z działaniami sygnalizacyjnymi.
  4. Kierownicy Działów, Zespołów, Koordynatorzy współpracują z Kierownikiem Działu Organizacji i Kadr w zakresie:
    1. monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników,
    2. wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu/sygnalizacji,
    3. zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości;
  5. pracownicy MOPS, w szczególności:
    1. przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań,
    2. dokonują analizy ryzyk i informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach w realizowanych zadaniach.
    3. na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości,
    4. udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości,
    5. w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.

§ 4

  1. Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w MOPS, w szczególności:
    1. za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@mops.nowysacz.pl  w zaszyfrowanym pliku. Szyfr do pliku należy przekazać pracownikowi osobiście lub telefonicznie,
    2. w formie listownej na adres: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Grunwaldzka 59A, 33-300 Nowy Sącz z dopiskiem na kopercie, „zgłoszenie nieprawidłowości-Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Sączu – do rąk własnych”,
    3. osobiście   do Dyrektora MOPS  (II piętro, Sekretariat, pok.19)  lub telefoniczne pod numer telefonu – 18 4435239.  Sekretariat po przyjęciu zgłoszenia, dokumentuje zgłoszenie w formie karty informacyjnej, protokołu, nagrania rozmowy. Wzór karty informacyjnej stanowi Załącznik Nr 1 do procedury.
  2. Zgłoszenie może mieć charakter:
    1. jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia,
    2. poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu.

§ 5

  1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
    1. dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy,
    2. datę i miejsce sporządzenia,
    3. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy,
    4. opis nieprawidłowości oraz ich daty.
  2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
  3. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 2 do procedury.

§ 6

  1. Zgłoszenia, o których mowa w § 4 rejestrowane są przez Kierownika Działu Organizacji i Kadr MOPS zgodnie z wzorem rejestru określonym w załącznik nr 3 do procedury.  Kierownik Działu  w terminie 7 dni wysyła osobie dokonującej zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
  2. Kierownik Działu dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.
  3. Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki.
  4. Wyniki przedstawiane są w terminie do 3 miesięcy. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 6 miesięcy, o czym należy poinformować osobę dokonującą zgłoszenia.

§ 7

  1. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
  2. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.

§ 8

W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, w szczególności, może zostać uznane za:

  1. zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania;
  2. bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

§ 9

  1. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze, tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane nieprawidłowości.
  2. Osoby, o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

§ 10

1.   Osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.

2.   Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 pracodawca, w szczególności:

podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności  i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem § 11;

doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem pracy pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;

Działania, o których mowa w ust. 2 pkt 1,  obejmują przede wszystkim:

1)   ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,

2)   odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,

3)   ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej, zgodnie z Regulaminem pracy.

§ 11

Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

§ 12

W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego.

Do pobrania: 

Załącznik nr. 1 – Karta informacyjna zgłoszenia

Załącznik nr. 2 – Formularz zgołszenia

Klauzula informacyjna