Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Nowym Sączu i podejmowania działań naprawczych.
Celem procedury jest:
• stworzenie kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń,
• poprawa społecznego postrzegania działań osób zgłaszających przypadki
nieprawidłowości jako aktywności wątpliwej moralnie,
• ochrona osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości,
• ochrona Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Sączu poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków nieprawidłowości,
• propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.
Procedura:
• umożliwia jawne lub poufne dokonywanie zgłoszeń,
• gwarantuje rzetelne, obiektywne i terminowe sprawdzanie zgłoszeń,
• zapewnia ochronę osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi związanych.
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
1. Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Nowym Sączu i podejmowania działań następczych określa zasady zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów) w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Nowym Sączu.
2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Nowym Sączu.
Rozdział II
Definicje
§ 2
Ilekroć w Wewnętrznej procedurze dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Nowym Sączu i podejmowania działań następczych jest mowa o:
1. Procedurze – rozumie się przez to wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Nowym Sączu i podejmowania działań następczych;
2. Podmiocie prawnym – rozumie się przez to Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Nowym Sączu;
3. Dyrektorze – rozumie się przez to Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Sączu;
4. Zespole – rozumie się przez to powołany przez Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Sączu 3-osobowy Zespół ds. badania naruszeń prawa, odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia;
5. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w Podmiocie prawnym w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, w tym pracownika, pracownika tymczasowego, byłego pracownika Podmiotu prawnego, osobę świadczącą pracę na rzecz Podmiotu prawnego na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażystę, wolontariusza, praktykanta;
6. Zgłoszeniu – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;
7. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
8. Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające;
9. Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
10. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
Rozdział III
Dokonywanie zgłoszeń
§ 3
1. Zespół odpowiada za przyjmowanie zgłoszeń oraz sprawuje całościowy nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń i podejmowaniem działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia.
2. W skład Zespołu wchodzą Zastępca Dyrektora jako Przewodniczący Zespołu oraz Radca Prawny Ośrodka i przedstawiciel Związku Zawodowego pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Sączu reprezentujących pracowników Podmiotu prawnego, jako członkowie Zespołu.
3. Zespół działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych, prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz przetwarzania danych osobowych, w związku w przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowaniem działań następczych w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia tych czynności. Wzór upoważnienia dla członków Zespołu stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.
4. Zespół, co do którego z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie może analizować takiego zgłoszenia. W takim przypadku do prowadzenia postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia i podejmowania działań następczych Dyrektor Ośrodka powołuje Zespół w innym składzie.
5. Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących kanałów:
a) na adres do korespondencji: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Nowym Sączu, ul. Grunwaldzka 59A, 33-300 Nowy Sącz, z dopiskiem sygnalista – zgłoszenie;
b) poprzez e-mail na adres: sygnalista@mops.nowysacz.pl, tytuł maila: sygnalista – zgłoszenie i/lub z wykorzystaniem formularza znajdującego się na stronie Podmiotu prawnego www.mops.nowysacz.pl/sygnalisci, który będzie stanowił załącznik do e-maila;
c) ustnie – telefonicznie pod nr tel. 662 002 604;
d) ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.
6. Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie:
a) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
b) dokładnej transkrypcji rozmowy, lub
c) protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg.
7. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.
8. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:
a) datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
b) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
c) wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
d) wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
e) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
f) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
g) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.
9. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
10. W przypadku ustalenia w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonania nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.
11. Sygnalista może przekazać zgłoszenie anonimowo. W takim przypadku § 5 niniejszej Procedury stosuje się odpowiednio, z tym zastrzeżeniem, że nie potwierdza się Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia, nie występuje się do Sygnalisty o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia oraz nie przekazuje się Sygnaliście informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia, chyba że Sygnalista podał adres do kontaktu.
Rozdział IV
Naruszenia prawa, które podlegają zgłoszeniu
§ 4
1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa związane z działalnością Podmiotu prawnego.
2. Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k) zdrowia publicznego;
l) ochrony konsumentów;
m) ochrony prywatności i danych osobowych;
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
q) konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
3. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Podmiotu prawnego.
Rozdział V
Analiza zgłoszenia, postępowanie wyjaśniające
§ 5
1. Dostęp do kanałów zgłaszania posiada Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych. Do przyjmowania zgłoszeń upoważniony jest każdy z członków Zespołu samodzielnie.
2. Po otrzymaniu zgłoszenia, Zespół podejmuje działania w celu wstępnej kwalifikacji i oceny zgłoszenia (czy dotyczy naruszenia prawa związanego z działalnością Podmiotu prawnego w zakresie, o którym mowa w § 4 niniejszej Procedury i czy zostało wniesione przez osobę uprawnioną, o której mowa w § 2 pkt. 4 niniejszej Procedury w kontekście związanym z pracą), oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.
3. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać. W przypadku zgłoszenia ustnego, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia.
4. Zespół podejmuje decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż nie dotyczy ono naruszenia prawa związanego z działalnością Podmiotu prawnego w zakresie, o którym mowa w § 4 niniejszej Procedury lub nie zostało wniesione przez osobę uprawnioną, o której mowa w § 2 pkt. 4 niniejszej Procedury w kontekście związanym z pracą.
5. Zespół może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
6. Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu.
7. W toku prowadzenia postępowania wyjaśniającego Zespół jest upoważniony do dostępu do dokumentów i danych Podmiotu prawnego w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy, uzyskiwania informacji od kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych, uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców Podmiotu prawnego, dostępu do danych ze służbowych komputerów i telefonów Podmiotu prawnego (z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności, tajemnicy korespondencji i RODO), dostępu do danych z monitoringu wizyjnego (z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności, tajemnicy korespondencji i RODO), dostępu do pomieszczeń Podmiotu prawnego w celu dokonania wizji lokalnej lub przeszukania i zabezpieczenia dowodów oraz korzystania z pomocy Inspektora Ochrony Danych Podmiotu prawnego.
8. W toku prowadzenia postępowania wyjaśniającego Zespół może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Podmiotu prawnego lub niezależnych konsultantów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym, przy czym wymagane jest by zawarta z tą osobą umowa zawierała klauzulę o zachowaniu poufności oraz o ochronie danych osobowych.
9. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół ocenia zasadność zgłoszenia i sporządza raport końcowy, który niezwłocznie przekazuje Dyrektorowi Ośrodka, a jeżeli zgłoszenie dotyczy Dyrektora Ośrodka Prezydentowi Miasta Nowego Sącza.
10. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Zespół w raporcie końcowym zamieszcza rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości, które niezwłocznie przekazuje Dyrektorowi Ośrodka, a jeżeli zgłoszenie dotyczy Dyrektora Ośrodka Prezydentowi Miasta Nowego Sącza.
11. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Zespół przekazuje niezwłocznie osobie, której zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym zgłoszeniu oraz wynikach przeprowadzonej weryfikacji.
12. Zespół rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze, przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
Rozdział VI
Zakaz działań odwetowych
§ 6
1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).
2. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych w stosunku do osoby, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z Sygnalistą powiązana.
3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie niniejszej Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę podejmującą działania odwetowe z Podmiotem prawnym.
4. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:
a) odmowa nawiązania stosunku pracy;
b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
c) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
d) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
e) obniżenie wynagrodzenia za pracę;
f) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
g) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń;
h) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
i) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
j) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;
k) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
l) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
m) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
n) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
o) mobbing;
p) dyskryminacja;
q) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
r) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
s) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
t) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
u) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
v) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.
5. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3 powyżej. Na Podmiocie prawnym spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.
6. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).
7. Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.
Rozdział VII
Dane osobowe
§ 7
1. Przetwarzania danych osobowych dokonuje się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej: Rozporządzeniem RODO, i Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylająca decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW. Wymiany i przekazywania informacji przez instytucje, organy lub jednostki organizacyjne Unii dokonuje się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE.
2. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
3. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Zespół. Zespół zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
4. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
5. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f Rozporządzenia RODO nie stosuje się, chyba że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
6. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g Rozporządzenia RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
7. Treść klauzuli informacyjnej dla sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie od sygnalisty stanowią odpowiednio załącznik nr 3 i 4 do niniejszej Procedury. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych będzie udzielana stosownie do zapisów art. 13 i 14 RODO, w szczególności poprzez udostępnienie treści informacji podczas procedowania zgłoszeń, wywieszenia jej w siedzibie Podmiotu prawnego lub też w inny sposób zapewniający rozliczalność.
8. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane.
Rozdział VIII
Rejestr zgłoszeń
§ 8
1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszej Procedury, niezależnie od przebiegu działań następczych.
2. Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń odpowiada Przewodniczący Zespołu.
3. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej:
a) numer zgłoszenia;
b) przedmiot naruszenia prawa;
c) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
d) adres do kontaktu Sygnalisty;
e) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
f) informację o podjętych działaniach następczych;
g) datę zakończenia sprawy.
4. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności.
5. Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
Rozdział IX
Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych
§ 9
1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, z pominięciem niniejszej Procedury, w szczególności gdy: w terminie na przekazanie informacji zwrotnej u Podmiotu prawnego nie podjęto działań następczych lub nie przekazano informacji zwrotnej lub Sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Podmiot prawny z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Podmiotem prawnym, a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Podmiotu prawnego w naruszeniu prawa. Szczegółowe informacje dotyczące obowiązujących procedur zgłoszeń zewnętrznych udostępniane są na stronach internetowych w Biuletynie Informacji Publicznych Rzecznika Praw Obywatelskich i właściwych organów publicznych.
2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).
3. Celem Podmiotu prawnego jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania skutecznych działań w celu ich eliminowania i skutecznego zarządzania ryzykiem oraz wzrostu zaufania wśród osób zatrudnionych i partnerów handlowych, stąd Podmiot prawny zachęca do korzystania z niniejszej Procedury, w sytuacji możliwości zaradzenia naruszeniu prawa w ramach struktury Podmiotu prawnego.
Rozdział X
Postanowienia końcowe
§ 10
1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania niniejszej Procedury odpowiada Zespół ds. badania naruszeń prawa.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Procedurą mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, a w zakresie tam nieuregulowanym Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
3. Niniejsza Procedura wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 roku.
Do pobrania:
1. Załącznik nr 2 – Formularz zgłoszenia
2. Załącznik nr 3 – Klauzula informacyjna